Impression + GED : un duo gagnant pour la performance documentaire de votre organisation

Impression et GED répondent à deux besoins complémentaires : produire un document lorsque le papier est utile et organiser sa circulation numérique lorsqu’il doit être retrouvé, partagé ou validé. Pour relier ces usages, l’entreprise doit définir un parcours clair. Le multifonction devient alors un point d’entrée vers le classement documentaire, avec des règles adaptées aux équipes.

Impression et GED : suivre le parcours du document

Prenons un exemple de fonctionnement : un bon de livraison signé revient sur papier. Il doit être numérisé, rattaché au bon dossier puis accessible au service chargé de la facturation. Le projet ne consiste pas seulement à obtenir un PDF ; il doit permettre à la personne concernée de retrouver la bonne pièce au bon moment.

Décrivez les étapes et les responsabilités avant de choisir les outils. Identifiez les documents qui doivent rester sur papier, ceux qui sont déjà numériques et ceux qui circulent entre les deux. Cette cartographie évite de créer des impressions ou des scans supplémentaires sans utilité pour le processus.

Paramétrer la capture sur le multifonction

Un raccourci de numérisation doit correspondre à une tâche clairement identifiée. Précisez le format du fichier, son orientation, le traitement du recto verso et les informations attendues pour son classement. Les réglages nécessaires à un dossier technique peuvent différer de ceux utilisés pour un courrier administratif.

Testez le parcours avec les utilisateurs habituels. Vérifiez qu’ils savent reconnaître un scan incomplet, corriger une erreur et retrouver le fichier après l’envoi. Notre présentation de la numérisation et dématérialisation permet d’aborder ensemble l’équipement, le logiciel et l’organisation du travail.

Utiliser l’OCR sans supprimer les contrôles

La reconnaissance optique de caractères rend du texte exploitable pour la recherche ou l’extraction de données. Elle peut faciliter le traitement d’un numéro de dossier ou d’une référence fournisseur. Sa qualité dépend notamment de la lisibilité du document et du paramétrage de la solution.

Définissez les informations qui nécessitent une validation et les cas qui doivent être renvoyés vers un contrôle humain. Un document mal orienté, un formulaire atypique ou une référence manuscrite peuvent demander un traitement particulier. Les erreurs doivent être visibles et traitables, sans imposer de recommencer l’ensemble du circuit.

Choisir une version de référence

Lorsque papier, courriel et GED coexistent, plusieurs copies d’un document peuvent rapidement circuler. Déterminez où se trouve la version de référence, comment ses modifications sont suivies et comment les utilisateurs distinguent un brouillon d’un document validé. La règle doit être comprise par les équipes qui produisent et consultent les dossiers.

Évitez également les téléchargements systématiques vers des répertoires personnels. Le classement collectif perd son intérêt si chaque service reconstitue sa propre archive. Une dématérialisation des documents bien cadrée doit rendre le parcours partagé suffisamment simple pour être utilisé au quotidien.

Organiser les accès et la conservation

Les droits de consultation, d’ajout et de modification peuvent être différents. Définissez-les selon les missions et prévoyez le retrait des accès devenus inutiles. Les principes de gestion des habilitations de la CNIL constituent un repère pour cette organisation.

La conservation probante, les durées applicables, les sauvegardes et la suppression doivent être étudiées séparément. Ni la présence d’un scanner ni l’achat d’une GED ne garantissent à eux seuls la conformité de tous les documents. Faites préciser les prestations, les responsabilités et les possibilités de restitution avant le déploiement.

Relier le projet aux résultats attendus

Définissez des indicateurs correspondant au processus choisi : délai de mise à disposition d’une pièce, temps de recherche, documents sans classement ou demandes de complément. Un suivi régulier permet de comprendre les difficultés et de corriger le circuit, plutôt que d’ajouter immédiatement de nouvelles fonctions.

Pour construire votre projet impression et GED, échangez avec Repro-IT. Présentez un parcours documentaire complet, vos équipements actuels et les contraintes de vos équipes. Cette base permet d’étudier les connexions nécessaires, de préparer un essai et de définir les conditions d’accompagnement après la mise en service.