ABBYY FineReader PDF à Arras : préparer les pièces d’un cabinet d’avocats

Exemple d’usage dans les Hauts-de-France, à Arras :un cabinet d’avocats. Une juriste préparait des dossiers composés de contrats, de courriers et de tableaux reçus sous des formats très différents. Son besoin : retrouver l’information et travailler sur une copie sans altérer la pièce d’origine.

Quand un PDF n’est qu’une image

Certains documents étaient déjà numérisés, mais aucune recherche dans le texte n’était possible. D’autres avaient été photographiés ou transmis avec des pages dans des orientations différentes. Pour repérer une clause ou reprendre un tableau de dates, la juriste devait relire le document et saisir les informations à nouveau.

Le cabinet ne souhaitait pas confondre la préparation documentaire avec l’analyse juridique. Il cherchait un outil de travail sur les pièces, avec une méthode permettant de retrouver à tout moment le fichier reçu et la copie annotée.

Traiter les documents sur le poste utilisateur

ABBYY FineReader PDF a été retenu dans cette mise en situation pour la reconnaissance de texte, la conversion et le travail sur les PDF, selon l’édition choisie. La juriste importait les fichiers pris en charge, lançait l’OCR puis contrôlait le résultat avant toute réutilisation.

Pour les pièces destinées à la relecture, elle préparait un PDF recherchable et une version de travail annotée. Pour un tableau, elle utilisait un export bureautique disponible dans son édition, puis vérifiait les colonnes, les lignes et les caractères reconnus. Le logiciel ne déterminait pas quelle information était juridiquement pertinente.

Une méthode de classement avant les fonctions avancées

La mise en place de ce parcours commence par une règle simple : ne jamais écraser le document reçu. L’original, le fichier traité et la version commentée étaient distingués par leur nom et leur emplacement. Les personnes autorisées à consulter le dossier disposaient ainsi d’un repère clair.

Les premiers essais ont porté sur des pièces anonymisées. Une recherche devait retrouver une expression présente dans un contrat, un export devait conserver les dates attendues et les annotations devaient rester identifiables comme un travail interne. Les pages peu lisibles étaient signalées, pas considérées comme fiables parce que le traitement avait abouti.

Le cabinet a également prévu une vérification avant transmission : bonne version, pages présentes et informations utiles uniquement. Ce contrôle relève de son organisation documentaire. Un outil d’édition PDF ne garantit pas, à lui seul, le respect de toutes les obligations attachées à un dossier.

Ce que la juriste retrouve dans son quotidien

Dans ce parcours, une recherche plein texte devient un point d’entrée dans les pièces longues. La juriste peut préparer ses commentaires et reprendre certains contenus sans recommencer chaque saisie. Elle reste responsable de la vérification des passages exploités.

L’intérêt du projet est de réserver davantage d’attention à la lecture et à l’analyse, plutôt qu’à la remise en forme des fichiers. Il ne repose sur aucun pourcentage de temps gagné ni sur une promesse d’exactitude parfaite.

Un logiciel indépendant de la marque du copieur

Ouvrir un PDF ou une image pris en charge n’exige pas que FineReader soit installé sur le multifonction. L’acquisition directe depuis un scanner constitue un autre parcours, qui dépend du pilote et de l’environnement. Les éditions, systèmes compatibles et fonctions avancées doivent être vérifiés séparément.

Ce travail sur les fichiers s’inscrit dans une démarche de numérisation et dématérialisation centrée sur les usages réels du cabinet.

Questions fréquentes

Vos PDF doivent-ils devenir des documents de travail ?

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