PinPoint Scan à Valenciennes : remettre les pièces au bon gestionnaire

Exemple d’usage dans les Hauts-de-France, à Valenciennes :un cabinet de courtage en assurances. Ses gestionnaires reçoivent chaque jour des pièces papier à joindre à des dossiers en cours. Le besoin était simple : retrouver le document sur le bon ordinateur, sans parcourir une boîte de réception collective.

Le détour par un dossier de scans commun

Un assuré déposait une pièce à l’accueil. Le gestionnaire la numérisait, retournait à son bureau, puis recherchait le fichier parmi ceux de ses collègues. Lorsque plusieurs personnes utilisaient le multifonction à la suite, les noms automatiques se ressemblaient. Le bon document finissait généralement par être retrouvé, mais au prix de manipulations répétées.

Le cabinet souhaitait conserver son logiciel de gestion. Il ne cherchait ni à automatiser une décision d’assurance ni à extraire toutes les informations d’un contrat. Il fallait simplement rapprocher le point de numérisation de l’espace de travail de chaque gestionnaire.

PinPoint Scan pour relier le multifonction au poste

Dans cette mise en situation, PinPoint Scan a été déployé sur un multifonction Triumph-Adler compatible, avec le client adapté sur les ordinateurs concernés. Le parcours permettait de choisir le poste destinataire et de retrouver les fichiers dans l’espace préparé pour l’utilisateur.

Le responsable informatique et une gestionnaire référente ont défini une destination de réception identifiable. Cette destination n’était pas considérée comme un archivage définitif : le gestionnaire devait encore vérifier la lisibilité, donner un nom utile et rattacher la pièce au dossier métier.

Tester les situations ordinaires, mais aussi les absences

Le pilote a été construit autour de quelques pièces anonymisées. Les tests portaient sur le format, le recto verso et la réception effective du document. Le nom affiché au multifonction devait permettre à chacun de sélectionner sa destination sans hésiter.

L’équipe a également simulé un ordinateur éteint et l’absence d’un gestionnaire. Ces situations imposaient une procédure claire : vérifier l’état du poste, ne pas multiplier les tentatives sans contrôle et utiliser une destination de remplacement expressément autorisée. Le dispositif n’avait pas pour objectif de rendre les fichiers de chacun accessibles à tous.

Une courte fiche interne expliquait enfin où arrivait le scan et ce qu’il fallait faire après réception. Le succès du parcours ne dépendait donc pas seulement du bouton disponible au copieur, mais aussi de la dernière étape réalisée dans le logiciel du cabinet.

Un rôle mieux défini pour chaque outil

Dans ce parcours, PinPoint Scan assurait le transfert vers le poste. Le gestionnaire gardait la responsabilité du classement et du traitement du dossier. Cette séparation évitait d’attendre de l’application une analyse du contenu ou une validation qu’elle n’était pas chargée de réaliser.

Le bénéfice recherché était un parcours plus direct et plus facile à expliquer aux nouveaux arrivants. Pour l’évaluer sur un véritable projet, il faudrait observer la réception des fichiers, les erreurs de destination et les manipulations restantes, sans déduire un résultat d’une simple démonstration.

Ce qu’il faut vérifier sur votre équipement

La plateforme du multifonction, la version de l’application, le système des postes et les communications réseau doivent être compatibles. Le support de la marque ne suffit pas à valider chaque machine. De même, le transfert d’un scan ne signifie pas qu’une conversion OCR vers Word ou Excel est incluse.

Notre page consacrée à la numérisation et à la dématérialisation aide à distinguer capture, traitement et classement.

Questions fréquentes

Vos scans arrivent-ils là où vos équipes travaillent ?

Étudions le trajet du document jusqu’au gestionnaire qui doit le traiter, sans déplacer inutilement votre organisation.

Parler de mon parcours de numérisation