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Les documents à dématérialiser en priorité sont ceux dont le traitement mobilise du temps, provoque des retards ou rend l’information difficile à retrouver. Factures, contrats, notes de frais et dossiers techniques sont des points de départ possibles. Le choix dépend toutefois de votre organisation : un premier projet bien délimité sera plus facile à déployer et à évaluer.
Documents à dématérialiser : établir un ordre de priorité
Ne retenez pas uniquement le volume de papier. Examinez aussi la fréquence de consultation, le nombre de personnes impliquées, les ressaisies et les conséquences d’un document manquant. Un flux peu volumineux peut être prioritaire s’il bloque régulièrement la facturation ou la relation client.
Pour chaque famille de documents, notez le service responsable, le format reçu, la destination et les principales difficultés. Identifiez ensuite un périmètre avec un référent disponible et un bénéfice mesurable. Notre article sur la dématérialisation des documents présente les étapes d’un circuit documentaire organisé.
Les factures fournisseurs et leurs pièces associées
Une facture fournisseur peut nécessiter un rapprochement avec une commande, un bon de livraison ou une validation métier. Le projet doit donc couvrir les pièces associées, les interlocuteurs et les cas d’écart. Numériser une facture sans organiser sa validation laisse une grande partie du travail inchangée.
Prévoyez des statuts compréhensibles : à contrôler, à compléter, validée ou en litige, par exemple. Définissez le responsable de chaque étape et le traitement des absences. Les équipes comptables doivent pouvoir retrouver les éléments utiles sans dépendre d’une boîte mail individuelle ou d’un dossier local.
Les factures clients et le cadre de la réforme
La dématérialisation des factures clients doit être articulée avec le logiciel de facturation et les obligations applicables à l’entreprise. Une GED organise la consultation et le traitement documentaire ; elle ne remplace pas automatiquement le circuit réglementaire de transmission des factures électroniques.
Le calendrier et le rôle des plateformes agréées sont détaillés dans notre point sur la facturation électronique, avec les sources de la DGFiP. Pour cadrer le projet, identifiez les catégories de clients, les opérations concernées et les échanges déjà assurés par votre ERP ou votre logiciel métier.
Les notes de frais et les justificatifs
Le parcours d’une note de frais doit relier la dépense, son justificatif, sa validation et son traitement comptable. Faites préciser les informations attendues dès le dépôt et les raisons possibles de retour au collaborateur. Un contrôle en amont évite de multiplier les demandes de complément.
Testez la lecture des justificatifs, les pièces manquantes et les dépenses soumises à une validation particulière. La capture d’une image ne règle pas, à elle seule, les questions de conservation et de valeur justificative. Ces règles doivent être définies avec les responsables comptables et les solutions retenues.
Les contrats, dossiers RH et documents techniques
Pour les contrats, la priorité porte souvent sur la version signée, les annexes et les échéances. Pour les dossiers RH, elle concerne aussi la confidentialité et les accès. Pour les interventions techniques, elle peut porter sur le rapprochement entre une commande, un rapport et les éléments de réception.
Ces familles ne doivent pas nécessairement suivre le même circuit. Préparez une classification simple, des droits adaptés et des règles de conservation propres à chaque usage. La gestion des habilitations recommandée par la CNIL constitue un repère pour limiter les accès aux personnes qui en ont besoin.
Lancer un pilote avant de généraliser
Choisissez un échantillon représentatif et faites travailler les utilisateurs sur des cas complets. Mesurez le temps de traitement, le nombre d’erreurs et les dossiers qui sortent du parcours prévu. Corrigez les règles et la formation avant d’ajouter d’autres services ou d’anciens fonds documentaires.
Repro-IT vous accompagne dans l’étude de vos besoins de numérisation et de GED. Contactez-nous avec la liste de vos documents à dématérialiser, vos outils actuels et vos principales contraintes. Nous pourrons définir un premier périmètre réaliste et les points à vérifier lors de sa mise en service.