
Si vous pensez encore que la dĂ©matĂ©rialisation consiste Ă âscanner quelques documents papierâ, il est temps de revoir la dĂ©finition.
La dĂ©matĂ©rialisation documentaire, lorsquâelle est bien pensĂ©e, est un vĂ©ritable levier de performance, de conformitĂ© et dâagilitĂ© pour les entreprises, associations et collectivitĂ©s.
Chez ReproâIT, nous accompagnons nos clients dans des projets de dĂ©matĂ©rialisation pragmatiques, sĂ©curisĂ©s et adaptĂ©s Ă leur rĂ©alitĂ© terrain. Car derriĂšre chaque facture, bon de commande, fiche RH ou contrat se cache un enjeuâŻ: gagner du temps, maĂźtriser ses flux, sĂ©curiser ses donnĂ©es.
đ Avant : paperasse, lenteur, erreurs
La gestion documentaire classique, vous la connaissezâŻ:
đŠ Des armoires pleines,
đ Des validations Ă la main,
đ Des retards dus aux absences,
đ Des documents perdus ou mal classĂ©s,
đ Des tĂąches chronophages pour tout le monde.
Cette gestion âpapier + mails + tableaux Excelâ coĂ»te cher. En temps. En efficacitĂ©. En conformitĂ©.
đ AprĂšs : digitalisation maĂźtrisĂ©e, organisation optimisĂ©e
La dĂ©matĂ©rialisation moderne repose sur des outils puissants mais simples dâutilisationâŻ: des plateformes GED (Gestion Ălectronique des Documents) qui sâintĂšgrent Ă vos flux quotidiens et apportent une vraie valeur ajoutĂ©e opĂ©rationnelle.
Chez ReproâIT, notre approche de la dĂ©matĂ©rialisation repose sur 3 piliers :
1. đ Automatiser pour gagner en fluiditĂ©
Nous mettons en place des circuits automatisĂ©s pour vos documentsâŻ:
- Capture intelligente (papier ou numérique)
- Lecture automatique de données (OCR)
- Classement automatique dans les bons dossiers
- Notifications, alertes, relances, validations
- Historique complet des actions
đ RĂ©sultatâŻ: des processus plus rapides, moins dâerreurs, et moins de dĂ©pendance aux validations manuelles.
2. đ Centraliser pour gagner en visibilitĂ©
Tous vos documents sont regroupés dans un référentiel unique, sécurisé, structuré et accessible à tout moment selon des droits précis (hiérarchiques, fonctionnels, par service, etc.).
Vous recherchez une facture de décembre 2021 ? Une fiche de paie, un contrat signé ou un historique fournisseur ?
âĄïž Quelques clics suffisent. Et vous savez qui y a accĂ©dĂ©, modifiĂ© ou validĂ© quoi, et quand.
3. đ SĂ©curiser pour garantir la conformitĂ©
Les enjeux rĂ©glementaires sont majeursâŻ: RGPD, dĂ©lais lĂ©gaux de conservation, traçabilitĂ©, sĂ©curitĂ© des accĂšs, hĂ©bergement des donnĂ©esâŠ
Nos solutions garantissent :
- Archivage légal (valeur probante)
- Sauvegarde des données
- Traçabilité des actions
- AccÚs sécurisé (authentification forte, contrÎle des droits)
- Conformité RGPD
đŻ Vous gagnez en sĂ©rĂ©nitĂ©, sans jamais perdre le contrĂŽle.
đą Pour quels services ? Tous.
La dĂ©matĂ©rialisation nâest pas rĂ©servĂ©e Ă la comptabilitĂ©. Voici quelques usages concrets :
- Comptabilité : factures clients/fournisseurs, relances automatiques
- RH : bulletins de paie, contrats, notes de frais, demandes dâabsence
- Achats : bons de commande, devis, comparatifs, validation en ligne
- Direction : signature électronique, validation budgétaire, reporting
- Accueil : formulaire dâentrĂ©e, gestion de documents usagers
- Technique : PV de chantiers, rapports, historiques dâintervention
đŻ Pourquoi faire confiance Ă ReproâIT ?
Parce que nous ne vendons pas un logiciel.
Nous mettons en place un dispositif complet :
- Audit de vos flux documentaires existants
- Définition de vos priorités : rapidité, conformité, réduction des coûts
- Paramétrage de votre GED sur mesure
- Formation de vos équipes
- Assistance technique et évolutions dans le temps
Et surtout : nous parlons le langage des métiers.
Notre équipe est sur le terrain, dans les bureaux, avec vous.
â En rĂ©sumĂ©
La dĂ©matĂ©rialisation nâest pas une mode, ni un chantier technique rĂ©servĂ© aux grandes entreprises.
Câest aujourdâhui un vecteur dâagilitĂ©, de productivitĂ© et de conformitĂ© accessible Ă toutes les structures.
Et câest un tremplin vers une organisation plus fluide, plus responsable, plus moderne.
đ© Vous voulez simplifier votre gestion documentaire ?
Parlons de vos besoins :
- âïž contact@it-and-you.fr
- âïž 03 20 30 38 70
- đ www.repro-it.fr | www.it-and-you.fr