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Dématérialisation des documents

Faible coûts de fonctionnement

Le document digitalisé ne nécessite qu’une faible quantité d’énergie pour être produit et stocké. Contrairement au format papier qui nécessite des consommables et de l’espace de stockage.

Plus de risque d’erreur avec la saisie automatique

L’automatisation évite les erreurs humaines et soulage les collaborateurs des tâches chronophages leur permettant de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée

Facilitez le travail en entreprise et augmentez la productivité

Accessible, l’information circule mieux dans l’entreprise, et est disponible sans contrainte d’heure ou de lieu. La diffusion et le partage du document sont simplifiés.

Préservez la sécurité de vos données

Contrairement au format papier périssable et localisé dans un espace pouvant faire l’objet d’incidents, le document électronique est mieux préservé car stocké sur des serveurs sécurisés.

Le groupe IT & You vous accompagne :

Archivez et sécurisez
vos documents

La gestion documentaire n’a jamais été aussi simple !

En savoir plus sur la GED

Digitalisez
votre boite aux lettres

Simplifier la gestion du courrier avec la solution d’envoi de courrier Poste-IT :

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Le coffre fort numérique
du salarié

Automatisez et sécurisez l’envoi des bulletins de paie grâce au module DIGIPOSTE

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POURQUOI OPTER POUR LA DÉMATÉRIALISATION ?

Dématérialisez vos factures clients & fournisseurs 


Simplifiez le traitement de vos factures clients, automatisez la saisie et la validation des documents.

Une réponse aux enjeux liés à la digitalisation des processus des entreprise : archivez, classez, collaborez tout en sécurisant votre patrimoine numérique.

Facilitez le traitement de vos factures fournisseurs en les centralisant dans un espace partagé, quel que soit leur format.

Proposez à vos collaborateurs un outil simplifié de gestion de notes de frais : en un clic la demande est soumise par le salarié puis traitée par le service comptable ou le manager.

La dématérialisation : qu’est-ce que c’est ?

La gestion électronique des documents désigne un procédé informatisé visant à définir, concevoir, produire, organiser, diffuser et gérer des informations et des documents papier ou des documents électroniques au sein d’une organisation.

La GED met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents en papier), d’indexation, de classement, de stockage d’information, d’accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents.

La GED participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d’échange d’informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la revue, l’approbation électronique et la gestion des différentes versions.

Il s’agit de mettre en place des workflows adossés au document électronique afin d’optimiser l’usage de ce dernier.

Simplifier l’organisation interne de votre structure, organiser des circuits de validation de vos documents, et digitaliser certains processus métiers sont les éléments indispensables de la dématérialisation de vos documents ! 

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Quels documents sont concernés pour la dématérialisation ?

Tous les documents d’une entreprise ! A partir du moment où un format de document est régulièrement traité, échangé et archivé, il devient dématérialisable. Factures et bons de commande, notes de frais, contrats d’embauche, bulletin de salaire, contrats commerciaux… Il n’y a aucune limite !

Par conséquent, tous les services de l’entreprise peuvent être concernés par la dématérialisation des documents : Les service commerciale, comptable et financier, ressourceshumaines, etc.

Aujourd’hui le marché de la dématérialisation des documents est extrêmement dynamique tant du point de vue de l’offre que de la demande. D’une part les entreprises sont de plus en plus conscientes de la nécessité de dématérialiser leurs documents, et sont donc en demande de solutions clefs en main. 

Quels documents faut-il dématérialiser?


En la matière seul le volume de production documentaire compte. En effet, pour estimer l’opportunité de dématérialiser un type de document, il faut considérer son volume de production annuel. Une entreprise qui n’édite que 10 factures à l’année aura évidemment moins d’intérêt à dématérialiser ses factures clients qu’une entreprise qui en édite plusieurs centaines !

Le fonctionnement de l’entreprise, ses objectifs et ses priorités, doivent guider le choix du document à dématérialiser. Mieux vaut commencer la transformation numérique de son entreprise en se concentrant sur un type de document à la fois.

Certains documents sont d’ailleurs très simples à dématérialiser, il suffit de commencer par ceux-ci. Une fois le document choisi il ne reste qu’à se lancer !

Les factures clients

C’est souvent le premier projet imaginé et déployé dans les entreprises ! Parce que l’entreprise a une mainmise totale sur l’édition et le traitement de ce document, parce qu’il est diffusé auprès des clients et participe donc à l’image de l’entreprise, la dématérialisation des factures clients figure en tête de liste des ambitions des entreprises.

Rien de très compliqué. Il conviendra cependant de mettre en place les outils permettant à la facture client dématérialisée d’obtenir une valeur fiscale probatoire, et de bien organiser le versement de ce type de document vers les logiciels métiers de l’entreprise, afin que ce nouveau format dématérialisé s’intègre complètement aux habitudes de travail des collaborateurs.

Enfin, ce changement devra être annoncé aux clients afin que la transition se fasse simplement. Aujourd’hui les fournisseurs accompagnent leur client du début à la fin de la démarche : la transition se fait simplement et de manière très fluide !

Les factures fournisseurs

Il s’agit de traiter sous format électronique des factures fournisseurs quel que soit le format de facture envoyé par le fournisseur.

C’est donc l’ensemble du circuit de traitement de la facture qu’il faut dématérialiser, alors que celle-ci peut se présenter sous format papier. De la réception au paiement en passant par la capture, le classement, et la validation, la facture fournisseur devient dématérialisée et rejoint un workflow entièrement digitalisé.

Si ce projet ne fait pas l’objet d’une réelle promotion en externe puisqu’il s’attache à dématérialiser un document en interne, la dématérialisation des factures fournisseurs permet cependant de simplifier votre organisation interne, d’accélérer les temps de traitement et donc de réduire les délais de paiement.

Pour la plus grande satisfaction de vos fournisseurs !

Les notes de frais

Finie la corvée des notes de frais avec la dématérialisation ! En proposant de simplifier une procédure lourde et chronophage, les éditeurs de logiciels ont réussi un coup de maître.

En lieu et place des procédures papier, des justificatifs professionnels gribouillés, photocopiés, agrafés, optez pour la note de frais dématérialisée en 2 clics! Le collaborateur prend en photo son justificatif, son ticket de dépense via son smartphone et instruit sa demande en quelques clics. Du côté du service comptable l’ensemble des pièces justificatives parvient au même moment, et dans les délais impartis ce qui facilite le traitement des demandes et permet un remboursement rapide.

L’automatisation du document et de son traitement offre aussi des possibilités très précises de reporting. Simplicité de déploiement et satisfaction utilisateurs sont les atouts de la dématérialisation des notes de frais.

Chorus Pro & Facturation électronique

l existe un domaine dans lequel la dématérialisation des documents n’est ni facultative ni le fruit d’un choix interne : les marchés publics ! L’Etat impose à ses entreprises fournisseurs de dématérialiser leur factures clients et de les déposer sur un portail prévu à cet effet : Chorus Pro. Au 1e janvier 2020, toutes les entreprises (y compris les micro-entreprises) seront concernées par cette obligation.

Malheureusement, l’utilisation de la plateforme peut être malaisée pour certaines entreprises, et nécessite un temps de saisie important. Chaque facture doit être entrée manuellement !

Pour répondre au besoin des entreprises d’une prise en main facilitée de l’appareil, il existe des solutions permettant de connecter sa solution de factures clients dématérialisée à Chorus Pro. En organisant le versement des factures électroniques vers la plateforme, certains logiciels simplifient la prise en main de cet outil obligatoire : un bon moyen de se mettre en conformité sans perdre en productivité !